事務作業にチャットAIをどう活用するか、チャットAIに聞いてみた

　事務作業にチャットAIをどう活用するか、チャットAIに聞いてみたらどうなるだろう？

　まずChatGPTに聞いてみた。

私「事務作業にChatGPTを活用する例を挙げてください」

ChatGPTを事務作業に活用する例は以下の通りです：

自動メールの起草:

ChatGPTを使用して、フォーマルなメールや報告書の起草を支援します。例えば、顧客へのフォローアップやプロジェクトの進捗報告などに利用できます。

情報の検索と提供:

ChatGPTを使って、特定のトピックに関する情報を簡単に検索し、要約したり提供したりすることができます。

会議のスケジューリングの支援:

ChatGPTを使って、参加者の予定を考慮に入れつつ、会議のスケジュール調整を助けます。

FAQへの回答:

ChatGPTを使って、従業員や顧客からのよくある質問に迅速かつ正確に回答します。

ドキュメンテーションの作成:

ChatGPTを使って、プロジェクトの進捗やタスクの完了状況などをドキュメンテーションとして作成することができます。

コミュニケーションの補助:

複数のチームメンバーや部署間でのコミュニケーションを円滑にするために、ChatGPTを使って情報を整理したり説明したりします。

言語の翻訳:

ChatGPTを使用して、異なる言語間でのコミュニケーションを支援します。

緊急時のサポート:

緊急の事態が発生した際に、ChatGPTを使って速やかに対処策や連絡先を提供します。

経費報告の補助:

ChatGPTを使って、経費報告の作成や記入を支援します。

業績データの集計:

ChatGPTを使って、売上データやKPIなどの業績指標を集計し、レポートを作成するのに利用できます。

これらの例は、ChatGPTを事務作業に活用する際の一般的な方法です。ただし、注意点として、人間の目で確認や修正が必要な場合もあります。また、センシティブな情報やプライバシーに関連するデータの取り扱いには十分に注意する必要があります。

　では同じ質問をGoogle Bardに聞いてみます。

私「事務作業にGoogle Bardを活用する例を挙げてください」

Google Bardは、事務作業の効率化や品質向上に活用できるツールです。以下に、具体的な活用例をいくつか挙げます。

データ入力や集計
Google Bardは、大量のテキストやデータの入力や集計を自動化できます。例えば、商品の注文情報をExcelに入力したり、顧客の属性情報をデータベースに登録したりする作業を、Google Bardに任せることができます。これにより、事務作業にかかる時間を大幅に短縮することができます。

メールや文書の作成
Google Bardは、メールや文書の作成を支援できます。例えば、日報や報告書の作成、顧客への連絡文書の作成などを、Google Bardに任せることができます。Google Bardは、自然言語で質問すると、それに応じた文章を生成できます。これにより、事務作業の負担を軽減することができます。

翻訳
Google Bardは、言語の翻訳を支援できます。例えば、外国語の資料を日本語に翻訳したり、日本語の資料を外国語に翻訳したりする作業を、Google Bardに任せることができます。Google Bardは、膨大な量のテキストデータで学習しており、高い翻訳精度を誇ります。これにより、外国語資料の理解や、海外とのコミュニケーションの円滑化を図ることができます。

顧客対応
Google Bardは、顧客対応を支援できます。例えば、顧客からの問い合わせに回答したり、クレーム処理を行ったりなどの作業を、Google Bardに任せることができます。Google Bardは、自然言語で質問されると、それに応じた回答を生成できます。これにより、顧客の満足度を向上させることができます。

マーケティング
Google Bardは、マーケティングを支援できます。例えば、ターゲット層の分析や、効果的な広告の作成などの作業を、Google Bardに任せることができます。Google Bardは、膨大な量のデータで学習しており、マーケティングに関する豊富な知識を持っています。これにより、マーケティングの効率化や効果の向上を図ることができます。

これらの例以外にも、Google Bardはさまざまな事務作業に活用できます。Google Bardの可能性を探りながら、自社に合った活用方法を検討してみてください。

以下に、Google Bardを事務作業に活用する際のポイントをまとめます。

Google Bardのできることとできないことを理解する
Google Bardは、まだ開発中であり、すべてのことができるわけではありません。Google Bardのできることとできないことを理解した上で、適切に活用することが大切です。

Google Bardを単なるツールとして使うのではなく、人間の知恵と組み合わせて使う
Google Bardは、あくまでもツールです。Google Bardを単なるツールとして使うのではなく、人間の知恵と組み合わせて使うことで、より効果的に活用することができます。

Google Bardを継続的に学習させ、改善していく
Google Bardは、学習によって性能を向上させることができます。Google Bardを継続的に学習させ、改善していくことで、より高いパフォーマンスを発揮させることができます。